Ditt personvern er viktig for oss. Denne personvernerklæringen har som mål å gi deg en oversikt over hvordan vi i Ensto-gruppen samler inn, lagrer, bruker og videreformidler dine personopplysninger når du kjøper eller bruker våre produkter og tjenester, besøker nettstedet vårt, eller arbeider eller på annen måte samhandler med våre lokale selskaper i Ensto-gruppen. Denne personvernerklæringen har også til hensikt å detaljere forhold som styrer hvordan vi behandler og beskytter denne informasjonen og de rettighetene du har i relasjon til dine personopplysninger.
Vær oppmerksom på at denne personvernerklæringen ikke er en uttømmende beskrivelse av hvordan vi behandler dine personopplysninger. Vi kan behandle dine personopplysninger under forskjellige omstendigheter, og har derfor, for din skyld, utarbeidet denne generelle personvernerklæringen for å dekke den vesentligste informasjonen som gjelder for alle våre behandlingsaktiviteter. Hvis du er ute etter mer detaljert informasjon, har vi også utarbeidet en separat og omfattende personvernerklæring for hver kategori av tilfeller hvor vi behandler dine personopplysninger.
Det er viktig at du leser minst denne personvernerklæringen, men gjerne også den spesifikke personvernerklæringen som gjelder for din situasjon, slik at du er klar over hvordan og hvorfor vi bruker dine personopplysninger. Merk at denne erklæringen ikke utgjør noen del av noen kontrakt om å levere tjenester til deg eller andre parter. Vi kan oppdatere denne erklæringen når som helst i samsvar med gjeldende personvernlover, og vi vil gjøre den oppdaterte versjonen tilgjengelig for deg.
Vi har inndelt denne personvernerklæringen i forskjellige kapitler, slik at det er lett å finne informasjonen som interesserer deg mest:
1 INNLEDNING
2 Hvem behandler DINE personopplysninger?
2.1 Selskaper i Ensto-gruppen
2.2 Andre organisasjoner som behandler dine personopplysninger
2.3 Hvor opplysningene dine behandles
3 Slik kontakter du oss
4 HVORFOR vi behandler dine data?
5 HVILKE DATA BEHANDLER VI OG HVOR LENGE LAGRES OPPLYSNINGENE OM DEG?
6 HVA ER KILDENE TIL DE PERSONOPPLYSNINGENE VI BEHANDLER?7 PROFILERING
8 dine rettigheter
8.1 Rett til innsyn
8.2 Rett til retting
8.3 Rett til sletting (retten til å bli glemt)
8.4 Rett til begrensning av behandling
8.5 Rett til dataportabilitet
8.6 Rett til innvendinger
8.7 Rett til å trekke tilbake samtykke
8.8 Rett til å klage
Vær oppmerksom på at du har rett til å komme med innvendinger mot at dine personopplysninger behandles når vi behandler dine data basert på våre berettigede interesser, basert på din spesielle situasjon. Se punktene 4 og 8.6 i dette dokumentet for mer informasjon.
Dine personopplysninger kan bli behandlet av ett eller flere selskaper i Ensto-gruppen. Et slikt selskap eller selskaper kan fungere som behandlingsansvarlig(e) for dine personopplysninger, noe som betyr at de bestemmer hvilke data som samles inn om deg, hvordan de samles inn og til hvilket formål. I tilfelle de ikke opptrer som behandlingsansvarlige, kan de opptre som databehandlere, noe som betyr at de behandler dine personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlige.
Hvis du f.eks. er:
Nedenfor finner du en liste over behandlingsansvarlige som utfører behandling styrt av denne personvernerklæringen.
Se personvernerklæringen som er relevant for din spesifikke situasjon for mer informasjon om hvilke parter som opptrer som behandlingsansvarlig for dine personopplysninger. Hvis du er usikker på hvilket selskap eller selskaper som opptrer som behandlingsansvarlig(e) for dine personopplysninger, kan du kontakte privacy@ensto.com .
I enkelte tilfeller engasjerer vi tredjeparter utenfor Ensto-gruppen til å behandle dine personopplysninger, enten på våre vegne eller som behandlingsansvarlige, avhengig av situasjonen. Under finner du en liste over slike tredjeparter. Det er ikke sikkert alle er relevante i ditt tilfelle:
Vær oppmerksom på at selv om de fleste partene som behandler dine personopplysninger (innenfor eller utenfor Ensto-gruppen) befinner seg i Finland eller i andre EU/EØS-land, kan noen av disse partene være lokalisert eller behandle personopplysninger i land utenfor EU/EØS, avhengig av situasjonen og hvilken person opplysningene behandles for. Hvis vi og/eller våre tjenesteleverandører som behandler data på våre vegne overfører dine personopplysninger fra et land innenfor EU/EØS til land utenfor EU/EØS, er overføringen underlagt standard personvernklausuler vedtatt av EU-kommisjonen eller andre relevante sikkerhetstiltak, som f.eks. bindende konsernregler, hvis ikke EU-kommisjonen har slått fast at graden av personvern er tilstrekkelig i landet det gjelder. Du kan får tilsendt en kopi av sikkerhetstiltakene ved å kontakte kontaktpersonen angitt t punkt 2.1.
Vi hjelper deg gjerne hvis du har spørsmål eller kommentarer vedrørende behandling av dine personopplysninger eller hvis du ønsker å utøve dine rettigheter. For at vi skal kunne gi deg tilstrekkelig informasjon og pragmatiske råd, ber vi om at du sender spørsmålene eller kommentarene dine skriftlig til kontaktpersonen angitt i punkt 2.1 over.
Det er mulig vi vil be om spesifikk informasjon fra deg, slik at vi kan bekrefte identiteten din. Dette er et sikkerhetstiltak for å sikre at personopplysninger ikke utleveres til personer som ikke har rett til å motta dem.
Vi behandler kun dine personopplysninger når det er nødvendig, og når vi har rettslig behandlingsgrunnlag. Avhengig av din situasjon, kan vi komme til å behandle dine personopplysninger f.eks. for følgende formål:
|
Formål |
Juridisk grunnlag |
|
Opprette, vedlikeholde og forbedre produktene, tjenestene og forholdet til interessentene til selskapene i Ensto-gruppen, og levere relaterte tjenester. |
|
|
Levering av produkter og tjenester og administrering av interessenter |
|
|
Oppfylle kontraktsforpliktelser |
|
|
Virksomhetsstyring og -planlegging |
|
|
Organisere møter og arrangementer |
|
|
Kommunikasjon og undersøkelser rettet mot våre interessenter |
|
|
Krisekommunikasjon |
|
|
Oppfylle lovpålagte forpliktelser |
|
|
Støtte nettverks- og systemsikkerhet |
|
|
Identifikasjonsformål |
|
|
Direktemarkedsføring av produkter og tjenester fra selskapene i Ensto-gruppen (inkludert nyhetsbrev), informering om arrangementer organisert av eller som selskapene i Ensto-gruppen deltar i, som f.eks. messer |
|
|
Rekruttering og utvelgelse av medarbeidere |
|
|
Sende nyhetsbrev og utføre chatte-tjenester til de som besøker nettsidene våre |
|
|
Nettsteds- og nyhetsbrevstatistikk |
|
Du finner mer detaljert informasjon i den personvernerpolicy som gjelder din situasjon.
Vi oppbevarer bare dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet vi samlet dem inn for, herunder for å overholde eventuelle lovpålagte eller regnskapsmessige krav eller krav til rapportering. For å kunne fastslå riktig lagringsperiode for personopplysninger, vurderer vi mengden, typen og følsomheten til personopplysningene, den potensielle risikoen for skade som skyldes uautorisert bruk eller deling av dine personopplysninger, de formål som vi behandler dine personopplysninger for, og om vi kan oppnå samme formål på andre måter, samt hvilke lovpålagte krav som gjelder.
I noen tilfeller kan vi anonymisere dine personopplysninger, slik at de ikke lenger kan assosieres med deg. Når dette er tilfelle kan vi bruke disse opplysningene uten å varsle deg ytterligere. Vi kan også bli nødt til å oppbevare opplysningene lenger enn beskrevet nedenfor hvis dette er nødvendig pga. pågående juridiske prosesser eller for å overholde en beslutning fra en domstol eller myndighet.
De vanligste typene personopplysninger og deres lagringsperiode er oppført nedenfor, men vennligst se personvernpolicy som er relevant for din situasjon for mer detaljert informasjon.
|
Den registrerte |
Data |
Oppbevaringsperioder |
|
Ansatte og jobbsøkere |
Navn, tittel og kontaktinformasjon: privatadresse, privat- og jobbtelefonnummer, privat- og jobb-epost, fødselsdato, personnummer, kjønn, utdanning og opplæring, CV |
|
|
Tillatelser og samtykker |
|
|
|
Fotografier |
|
|
|
Resultater av utvelgelsestester |
|
|
|
Kunder, partnere og potensielle kunder |
Navn på interessent, navn og tittel på kontaktpersoner/representanter for interessenter, kontaktpersoner for selskapene i Ensto-gruppen og kontaktinformasjon for de forannevnte: fullt navn, adresse, telefonnummer, e-post, tillatelser og samtykker, kontraktsmessige detaljer inkludert varer og tjenester som tilbys, kontaktforespørsler og krav, betalingshistorikk |
|
|
Fotografier |
|
|
|
Nyhetsbrev eller andre direktemarkedsførings-abonnementer og statistikk (f.eks. om hvor mange ganger du har åpnet en markedsførings-e-post) |
|
|
|
Besøkende på nettstedet |
Navn, firmainformasjon, e-post, telefonnummer, forhold til Ensto, produktinformasjon og andre data i forbindelse med forespørsler om tjenester, tillatelser og samtykker |
|
|
Nyhetsbrev og statistikk (f.eks. om hvor mange ganger du har åpnet en markedsførings-e-post) |
|
|
|
Elektroniske id-data, inkludert IP-adresse og informasjon innhentet gjennom informasjonskapsler, enhets-ID, statistikk fra nettstedet til Ensto , brukerhistorikk fra nettleser, brukeraktivitetsdetaljer og preferanser |
|
Vi samler inn personopplysninger hovedsakelig direkte fra deg. Vi kan imidlertid samle inn personopplysninger også fra organisasjoner og kilder oppført under, blant annet:
Du finner mer detaljert informasjon i personvernpolicy som gjelder for din situasjon. Vær også oppmerksom på at avhengig av situasjonen, kan vi være nødt til å be om ditt samtykke før innhenting av opplysninger, og i slike tilfeller får du separat forespørsel om dette. Vi kan også være nødt til å informere deg om informasjon som er samlet inn fra de ovennevnte kildene, og da vil vi på samme måte gi deg tilgang til slik informasjon før vi bruker den i beslutningsprosesser som gjelder deg.
Levering av personopplysninger er ikke obligatorisk, men kan være nødvendig for oss for at vi skal kunne levere tjenester og produkter til deg eller for å inngå en kontrakt med deg, kommunisere med deg eller tilpasse vår markedsføring og kommunikasjon slik at den passer for deg. Når du har inngått en kontrakt med oss, kan overlevering av personopplysninger også være et implisitt kontraktsfestet for at vi skal kunne overholde våre kontraktsforpliktelser og lovpålagte forpliktelser. I tilfelle du ikke gir oss opplysningene vi ber om, er det ikke sikkert vi kan gjøre forretninger med deg, kontakte deg eller rekruttere deg, og vi kan være forhindret fra å overholde våre forpliktelser, og dermed kan vi bli tvunget til å avslutte vårt kontraktsforhold eller andre forhold til deg.
Vi kan bruke informasjonskapsler (cookies) og lignende teknologier når vi sender ut nyhetsbrev og markedsføringsmeldinger for å samle inn og analysere statistikk, historikk fra nettleseren, informasjon om brukeraktivitet og preferanser. Basert på våre funn kan vi for eksempel gi deg skreddersydde markedsføringsmeldinger. For mer informasjon om informasjonskapslene vi bruker og hvordan du kan velge å ikke tillate dem, kan du se vår informasjonskapselerklæring på https://www.ensto.com/terms-and-conditions/cookies-policy/.
Vi kan be de ansatte om å delta i yrkesmessige personlighetstester for å kunne vurdere for eksempel personlige adferds preferanser, dvs. hvordan du liker å jobbe. Vi kan også bruke rekrutteringsverktøy fra tredjeparter når vi skal rekruttere nye medarbeidere. Det er ikke obligatorisk å delta i slike tester. Testene og verktøyene som er nevnt foran genererer rapporter basert på resultatene automatisk. Vi vil dele alle av rapportene som genereres med deg, og du vil ha muligheten til å komme med dine synspunkter på resultatene enten muntlig eller skriftlig.
Du har rett til å få fra oss en bekreftelse på om vi behandler dine personopplysninger eller ikke, og hvis vi behandler slike opplysninger, har du rett til å få innsyn til dine personopplysninger og følgende informasjon:
• formålet for behandlingen;
• de berørte kategoriene av personopplysninger;
• mottakerne eller kategoriene av mottakere som personopplysningene har blitt eller vil bli delt med, og spesielt mottakere i tredjeland utenfor EU og EØS eller internasjonale organisasjoner;
• når det er mulig, den tiltenkte perioden for lagring av personopplysningene, eller, hvis det ikke er mulig, kriteriene som brukes til å bestemme denne perioden;
• eksistensen av retten til om å be oss rette eller slette personopplysninger eller begrense behandlingen av personopplysninger som gjelder deg, eller retten til å protestere slik behandling;
• retten til å klage til en tilsynsmyndighet;
• når personopplysninger ikke er hentet inn fra deg, tilgjengelig informasjon om deres opprinnelse
• eksistensen av automatiserte beslutningsprosesser og relevant informasjon om logikken som benyttes, samt betydningen av og de forventede konsekvensene av slik behandling for deg; og
• relevante sikkerhetstiltak som benyttes ved overføring av personopplysninger til land utenfor EU og EØS
Du har rett til å motta en kopi av personopplysningene som blir behandlet så lenge kopien ikke negativt påvirker rettighetene og friheten til andre. For ytterligere kopier som blir forespurt, kan vi kreve en rimelig avgift basert på våre administrasjonskostnader. I tilfelle du har deltatt i en egnethetstest, vil vi fremlegge testresultatene kostnadsfritt på din forespørsel.
Det er viktig at personopplysningene vi har om deg er korrekte og oppdaterte. Vennligst hold oss informert om endringer i dine personopplysninger så lenge du har et arbeidsforhold til oss, eller i løpet av rekrutteringsprosessen.
Du har retten til å få feil personopplysninger rettet av oss uten ugrunnet opphold. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger komplettert.
Vi vil kommunisere alle rettinger av dine personopplysninger til alle mottakere som vi har videreført dine personopplysninger til, hvis dette ikke viser seg å være umulig eller krever uforholdsmessig omfattende tiltak. Vi vil informere deg om hvem disse mottakerne er på forespørsel.
Du har rett til å få dine personopplysninger slettet av oss uten unødvendig forsinkelse der ett av følgende årsaker gjelder:
• personopplysningene er ikke lenger nødvendige i forhold til formålene de ble samlet inn eller behandlet for;
• du trekker tilbake ditt samtykke som behandlingen er basert på, og det ikke finnes annet rettslig grunnlag for behandlingen;
• du protesterer mot behandlingen og det finnes ingen mer tungtveiende berettigede grunner til slik behandling;
• du protesterer mot behandling av dine personopplysninger hvis formålet er direktemarkedsføring.
• personopplysningene har blitt ulovlig behandlet; eller
• personopplysningene må slettes for å oppfylle lovmessige forpliktelser som vi er underlagt.
Merk at GDPR anerkjenner situasjoner der behandling kan være nødvendig uavhengig av anvendelsen av overnevnte årsaker. Vi vil alltid informere deg separat om slike omstendigheter og våre årsaker til behandling.
Vi vil kommunisere all sletting av dine personopplysninger til alle mottakere som vi har videreført dine personopplysninger til, hvis dette ikke viser seg å være umulig eller krever uforholdsmessig omfattende tiltak. Vi vil informere deg om hvem disse mottakerne er på forespørsel.
Du har rett til å begrense behandlingen av dine opplysninger i følgende situasjoner:
• Dersom du bestrider riktigheten av personopplysningene vi behandler, begrenses behandlingen mens riktigheten verifiseres.
• behandlingen er ulovlig, men du mener at det ikke er nødvendig å slette personopplysningene, i stedet ber du oss å begrense bruken av dem.
• vi trenger ikke lenger personopplysningene til behandlingen som er angitt i dette dokumentet, men du trenger opplysningene for å etablere, utøve eller forsvare rettskrav; eller
• du har motsatt deg behandling av årsaker knyttet til din spesielle situasjon, og slik behandling er lovmessig basert på våre berettigede interesser som presenteres i dette dokumentet, og som et resultat er behandlingen begrenset mens det bekreftes om våre legitime årsaker overstyrer dine.
Hvis din behandling har vært begrenset, vil vi informere deg før begrensningen oppheves.
Vi vil kommunisere alle begrensninger i behandling av dine personopplysninger til alle mottakere som vi har gitt dine personopplysninger til, med mindre dette viser seg å være umulig eller krever uforholdsmessig omfattende tiltak. Vi vil informere deg om hvem disse mottakerne er på forespørsel.
Du har rett til å motta personopplysningene du har gitt oss på en systematisk måte som er vanlig brukt og i maskinlesbart format (for eksempel XML-format med relevante metadata), og du har rett til å overføre disse opplysningene til en annen behandlingsansvarlig, når:
• vi behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke; eller
• vi behandler dine personopplysninger fordi det er nødvendig for utførelse av vår kontrakt med deg; og
• vi behandler slike personopplysninger automatisk, og
• denne retten påvirker ikke negativt rettighetene og friheten til andre.
I ovennevnte situasjon har du også rett til å få dine personopplysninger sendt direkte fra oss til en annen behandlingsansvarlig, der det er teknisk mulig.
Du har rett til å protestere mot behandlingen av dine personopplysninger til enhver tid av årsaker som gjelder din bestemte situasjon, hvis vi behandler dine personopplysninger basert på våre berettigede interesser som presenteres i dette dokumentet. Etter en slik innsigelse vil vi ikke lenger behandle dine personopplysninger med mindre vi kan demonstrere tvingende berettigede grunner for behandlingen, og disse overstyrer dine interesser, rettigheter og friheter, eller med mindre vi trenger dem for å etablere, utøve eller forsvare rettskrav.
I de begrensede tilfeller hvor vi behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke, har du rett til å trekke tilbake samtykket når du ønsker det. Så snart vi har mottatt melding om at du har trukket tilbake ditt samtykke, vil vi ikke lenger behandle opplysningene dine til formålet eller formålene du opprinnelig samtykket til, med mindre vi har et annet rettslig grunnlag for å gjøre dette.
Du har rett til å klage til en tilsynsmyndighet, spesielt i EU/EØS-medlemsland hvor du er bosatt, arbeider, eller hvor den påståtte overtredelser har funnet sted, hvis du føler at vi ikke overholder gjeldende personvernlovgivning.